Word365里插个本地文件，到底怎么搞？

说实话,我第一次用Word365的时候也有点懵，界面跟以前的Word不太一样，找东西总得反应两秒，那天想把电脑里一张产品截图和一段参考资料塞进文档，愣是盯着菜单栏看了好一会儿，后来才发现，这功能其实藏得很浅，就是惯性思维在作怪，今天咱们就来聊聊这事儿，把几种常见的"插入本地内容"场景都过一遍。

插入本地图片：用得最多的功能

先讲最常用的,你要往文档里放张图，比如手机拍的产品照片、网页上截下来的图表，或者网上下载的素材，这些文件安安静静躺在你电脑的某个文件夹里，就跟冰箱里的食材一样，得拿出来才能下锅。

在Word365里,顶部那排功能菜单叫功能区，你先点一下「插入」这个选项卡，整个工具栏就会切换成插入相关的各种按钮，在这一排按钮里，找到「图片」——它通常靠左，图标是一张小山的简笔画，点它之后会弹出一个下拉菜单，选择「此设备」，这时候Windows资源管理器（Mac上是访达）就弹出来了，让你去翻文件夹找那张图。

这里有个小细节：默认情况下，图片会嵌入到文档里，变成文件的一部分，好处是你把文档发给别人，图片不会丢，坏处是如果插了一堆高清大图，文档体积会蹭蹭往上涨，打开都慢半拍，要是想减小体积，你可以在插入时，点「图片」按钮旁边的小箭头，选择「链接到文件」（在某些版本里，这个选项在「插入图片」对话框的右下角），这样文档里只存一个"快捷方式"，图片还在你本地原来的位置，不过发给别人之前记得把图片一起打包，不然对方打开就是个大红叉。

图片插入后,Word365会自动激活「图片格式」选项卡，你可以在这儿调整环绕方式，让文字规规矩矩排在图片四周，或者压在图片上面，我个人习惯把产品截图设成「四周型环绕」，这样排版比较灵活，拖动起来也方便。

【图：Word365插入图片的操作路径截图】
（图源：Microsoft Word官方界面截图）

插入本地文件：把整个文档搬进来

这是另一个高频需求,你手头有一份现成的Word文档、Excel表格，甚至PDF，想把里面的内容直接放进当前文档，不用再复制粘贴折腾一遍，特别是写报告的时候，经常要把几个分报告合并到一块儿。

还是在「插入」选项卡下，往右边看，有个叫「对象」的按钮，通常在「文本」那一组里，点它之后有两个选择：「对象」和「文件中的文字」，这俩区别挺大的，我做了个表，看着更清楚：

比如你想把一份Excel销售数据表插进来,就选「对象」→「由文件创建」，然后浏览到你本地那个xlsx文件，勾上「链接到文件」的话，以后Excel里数据更新了，Word这边也能跟着刷新，很实用，不过发给客户的时候，最好把链接断开，直接嵌进去，省得对方看到一堆报错。

要是想把另一个Word文档的纯文本内容拿过来,就用「文件中的文字」，Word会自动把那些文字塞到你光标所在的位置，相当于帮你省掉了"打开文件→全选→复制→粘贴"这几步，插入之后记得扫一眼，有些特殊排版可能会乱掉，稍微手动调整一下就成。

插入PDF：新版Word365挺省心

以前往Word里塞PDF挺麻烦的,经常要转格式，现在Word365可以直接把本地的PDF文件插进来，自动转换成可编辑的Word内容。

操作路径跟上面差不多,你点「插入」→「对象」→「由文件创建」，浏览找到那个PDF文件，确定就行，Word会在后台把PDF"翻译"成Word能识别的格式，然后显示在文档里，当然了，转换质量取决于原PDF的复杂度——纯文字的基本完美，花哨排版或者带大量表格的，可能会有偏差，需要人工微调一下。

【图：Word365插入PDF文件后的转换效果对比】
（图源：Word 365实际使用截图示例）

插入其他本地元素：表格、图表、图标

「插入」选项卡下还有几个顺手的小功能，都是调取本机资源的：

• 表格：可以快速画出简单的表格，也可以选「Excel电子表格」，直接在Word里嵌入一个迷你Excel，功能基本齐全，处理本地数据很方便。
• 图表：点「图表」按钮，选好类型之后，Word会自动调用本机Excel来生成图表数据编辑窗口，你在里面填好数字，图表就自动生成了，跟Excel里的操作逻辑一样。
• 图标和3D模型：这是Office365的库存资源，虽然不是严格意义上的"本地文件"，但它是预装在软件里的，可以脱机使用，做PPT风格的文档时用来点缀一下还不错。

这些东西看起来零碎,但当你真坐到电脑前要干活的时候，知道每个按钮躲在哪一栏、点下去会弹出什么窗口，能省不少来回摸索的工夫，就像厨房里的调料罐，常用的那几样一定得放在顺手的地方，Word365虽然版本更新快，界面偶尔微调，但「插入」这个核心逻辑一直没怎么变，摸透了就能踏实用下去。

好了,说得够多了，再啰嗦下去该招人烦了，下次打开文档的时候，不妨把「插入」菜单里的每个按钮都点开看看，说不定能发现些让你事半功倍的小玩意儿。