当Office 365学会了画中画，我才发现这些年白用Word了

上周二下午,我正对着屏幕发呆，手边是一份需要同时参考三份文档的产品方案，Alt+Tab已经被我按得快要冒烟了，就在我准备把第二台显示器从储藏室翻出来的时候，同事小李探头过来看了一眼，说了句让我至今记忆犹新的话："你咋不用画中画模式呢？Office 365去年就上线这个了。"

我当时的第一反应是——啥？Office又不是视频播放器，哪来的画中画？

结果三分钟后,我对着屏幕沉默了，倒不是因为多震撼，而是觉得自己这几年对着Office像个原始人一样切来切去，实在太蠢了，所以今天我把这个东西掰开揉碎讲清楚，避免你也像我一样被同事用怜悯的眼神注视。

这个"画中画"到底是个什么东西

先说清楚一个容易搞混的事情,Office 365里的画中画，跟你看视频网站那个浮窗播放不是一回事儿，微软官方管它叫画中画模式，但本质上它是一个独立的悬浮窗口，能把某个正在编辑的文档区域、或者整个文档缩略成一个始终置顶的小窗口，漂浮在其他窗口上方。

举个例子,你在写一份市场分析报告，需要频繁参考另一个Excel表格里的数据，以前的做法是什么？左右分屏，或者来回切，现在呢，把那个Excel表格区域框选一下，点个按钮，它就变成一个可拖动、可调整大小的悬浮窗，钉在你的Word文档上面，你可以一边往下写，一边瞟一眼数据，甚至直接在小窗里滚动翻页。

这个功能目前覆盖了Word、Excel、PowerPoint和Outlook四个主要组件，但不是所有版本都有，具体支持情况我整理了个表格，省得你跟我当初一样到处查半天：

看到这个表格的时候我才意识到,原来Outlook也能用画中画，以前我写邮件要引用另一封邮件的内容，都是先抄到记事本再粘贴回来，现在想想那个操作简直像用算盘对抗计算器。

跟普通分屏比起来，到底好在哪

你可能觉得这不就是分屏的变体吗？我一开始也这么想，但实际用了半个月之后，发现差别还挺大的。

分屏的问题是空间被固定分割了，你在一个13寸笔记本上左右分屏，每个窗口的宽度只有一半，文档显示不全，表格被挤压得不成样子，画中画的做法是把参考内容浓缩成一个可以随便拖拽的小窗，主工作区还是全屏的，视觉焦点不会被打散。

还有一个我特别喜欢的点——小窗可以跨桌面存在，什么意思呢，就是你用Win+Tab切到另一个虚拟桌面，那个悬浮窗还能跟着你过去，分屏就做不到这一点，换个桌面就全没了。

不过说实话,这个功能也不是完美的，悬浮窗太小的时候，文字会缩到看不清，需要频繁调整大小，而且如果你用的是4K高分辨率屏幕但没调缩放比例，小窗里的内容可能会糊得让你想关掉它，微软在这个细节上做得确实糙了点，期待后续更新能优化。

手把手教你把它调出来

这个功能的入口藏得不算深,但设计得有点隐蔽，没人告诉你还真不容易发现，我分几个场景来说。

在Word里引用Excel数据

这是我最常用的组合,步骤如下：

① 打开Excel表格，选中你需要参考的那几个单元格。
② 切换到Word，把光标放在你想插入引用的位置。
③ 看Word顶部菜单栏，找到"视图"选项卡。
④ 在视图选项卡里，你会看到一个叫"新建窗口"的按钮旁边，有个"画中画"的图标，如果你的版本较新，它可能直接显示在快速访问工具栏附近。
⑤ 点击之后，刚才选中的Excel区域就会弹出来成为一个悬浮窗。

如果你没找到这个按钮,还有一种快捷键方式后直接按Alt+Ctrl+M（部分版本可能有所不同，可以自己到选项里自定义）。

写邮件时参考另一封邮件

这个更简单,在Outlook里打开一封邮件，右上角三个点的菜单里，有个"在新窗口中打开"选项，新窗口打开后，点击窗口右上角的图钉图标，它就自动变成置顶悬浮状态，虽然不是严格意义上的画中画模式，但实际用起来效果几乎一样。

PPT演讲时偷偷看备注

这个场景对经常做汇报的人简直是救星,在PowerPoint里按Alt+F5进入演示者视图，然后把演示者视图窗口的置顶按钮打开，这样你在投屏的时候，观众看到的是全屏幻灯片，你自己屏幕上则悬浮着一个带备注和计时器的小窗，不用再扭头看背后的大屏幕了，体面多了。

哪些人最需要这个功能

用了这段时间下来,我觉得有几类人一旦用上就回不去了：

• 经常写报告的分析师或学生：一边看资料一边写，资料悬浮在眼前，比来回切窗口省下的时间累积起来很可观。
• 做数据校验的财务或运营人员：两个Excel表对照着核对数字，不用左右分屏把眼睛看花。
• 经常需要引用文献的研究者：把PDF或网页内容用画中画钉在文档旁边，引用一段看一段。
• 远程办公频繁开会的人：Teams会议画面用小窗悬浮，会议不中断的同时还能继续处理文档。
• 多任务处理成习惯的普通上班族：其实只要你的工作涉及"参照A做B"这个模式，就能用上。

我老婆是做编辑的,她以前校对稿件的时候，要把原稿和修改稿打印出来摊在桌上对照着看，我把这个功能教给她之后，她现在两台稿子都在屏幕上，一个主编辑窗口全屏，原稿悬浮在右上角，一天下来少说省了二十分钟的来回切换时间。

一些你可能遇到的坑

用了这段时间,也踩了几个坑，提前告诉你免得重蹈覆辙。

第一,不是所有Office 365版本都有这个功能，你得确认自己的版本号是不是在2309以上（怎么看：打开Word，文件→账户→关于Word，看版本号），如果低于这个版本，赶紧点更新。永久版的Office 2019、2021是没有这个功能的，只有订阅制的Microsoft 365才有，这个区别挺关键的，别到时候按照我说的去找按钮找不到干着急。

第二,悬浮窗有最小尺寸限制，我试过把它缩到很小很小，大概跟手机屏幕差不多大的时候，文字就开始模糊了，Windows 11对这个的渲染优化明显好于Windows 10，所以如果你的系统还停在Win10，体验可能会打点折扣。

第三,性能方面，我的笔记本是16G内存的，开着画中画几乎感觉不到卡顿，但有一次在Surface Go（8G内存）上同时开了三个画中画窗口，风扇就开始呼呼转了，配置不算高的设备，建议同时只开一个悬浮窗就够了。

第四,这个功能的跨应用协同还不够丝滑，比如你从PPT里弹出的画中画窗口，想直接拖到Word文档里去是不行的，它只是一个查看窗口，不能用来做拖拽操作，这点说实话挺遗憾的，希望微软后续能把跨应用的交互做得更顺滑一些。

它到底改变了什么

写到这里我想起费曼说过的一句话,大意是"如果你不能用简单的语言解释清楚一件事，说明你还没有真正理解它。"我试着用最简单的话来解释画中画这个功能——它就是把"参考"这个动作从"切换"变成了"注视"，以前是切换过去看一眼再切回来，现在是目光平移一下就行。

这个区别看起来很小,但实际用起来，对注意力的损耗是完全不同的，切换窗口意味着上下文的中断，大脑需要重新定位"我刚才看到哪了"，画中画模式下，主工作区的焦点始终不丢，这种连续感时间长了会明显降低疲劳度。

它不是什么革命性的功能,微软也不是第一个做悬浮窗的公司，但把它集成在Office这个每天几亿人都在用的工具里，意义就不一样了，很多提高效率的事情其实不是什么惊天动地的大招，就是这些小地方一点一点地磨，就像那个同事小李教我的时候说的——"工具好用不好用，差别不在大功能上，全在这些小缝里。"

说起来,昨晚我在写一个方案到半夜，Word全屏铺开，右上角悬浮着客户发来的需求文档，左下角挂着数据表，三个窗口叠在一起像摞起来的扑克牌，我老婆路过书房看了一眼，说你这是在写方案还是在开飞机，我笑了一下，心想这大概就是画中画模式最生动的使用场景了——你坐在驾驶舱里，所有需要的信息都在视野范围内，不需要扭头，不需要起身，只需要余光一扫，然后继续往前飞。

下次更新Office的时候,不妨去视图菜单里翻一翻，这个安静躺在那儿的画中画按钮，可能正等着被你发现。